Budgetoverschrijding – vanzelfsprekend?

In ons dagelijkse werk zijn wij nauw betrokken bij allerlei (nieuw)bouwprojecten. Daar lijkt budgetoverschrijding een veel voorkomend fenomeen te zijn. En dat blijft me verbazen.

 

Woonboot

Ik heb net een huis gekocht. Een woonboot om precies te zijn. Wat een feest! Een woonboot geeft mij een enorm gevoel van vrijheid en daarmee geluk. Er zijn echter ook nadelen. Twee om precies te zijn. De eerste is niet onoverkomelijk. De tweede zorgt echter voor een behoorlijke overschrijding van mijn budget. En budgetoverschrijding blijft – hoe veel voorkomend ook – pijnlijk. Wat kun je daar nu aan doen?

Mijn woonboot heeft dus twee nadelen. Ten eerste is er de stabiliteit of beter gezegd het gebrek eraan. Een woonboot deint en ligt nooit helemaal recht. Tijdens het eerste voorjaarsstormpje lag ik toch wel enigszins misselijk te schommelen in mijn bed. Het zal vast wel wennen, ik heb het nu al niet meer door wanneer de boot scheef ligt of niet. Visite moet me er dan op wijzen en ik woon er pas enkele weken, dus dan komt de stormmisselijkheid vast ook wel goed.

Het tweede nadeel is de waterpas. Niets in een boot is helemaal haaks of waterpas. Dat is prima als je er woont (zie punt 1), maar niet als je moet verbouwen. En dat is nu precies wat wij net gedaan hebben. Op zijn zachts gezegd is de verbouwing dan ook niet helemaal vlekkeloos verlopen. Met de waterpas als voornaamste oorzaak. Hoe moet je zonder waterpas de afloop van de douchevloer naar de drain bepalen? En hoe ga je om met wanden die optisch recht lopen (en perfect uitgelijnd zijn ten opzichte van de andere wand) om er bij het tegelzetten achter te komen dat optisch recht eigenlijk niets anders dan schots en scheef betekent? De waterpas heeft ons heel veel krachttermen, extra tijd en daarmee geld gekost.

 

Waar gaat het mis?

Uiteindelijk komt het allemaal goed en de overschrijding van het budget is ondanks de waterpas redelijk binnen de grenzen van het toelaatbare gebleven. En dan hebben we het hier nog over een boot. Hoeveel mensen en bouwpartijen hebben daar ervaring mee?

In ons dagelijkse werk zijn wij echter nauw betrokken bij allerlei (nieuw)bouwprojecten. Daar lijkt budgetoverschrijding een veel voorkomend fenomeen te zijn. En dat blijft me verbazen. Hoe is het in hemelsnaam mogelijk dat het op voorhand nauwelijks mogelijk blijkt te zijn om - met een marge van bijvoorbeeld 5% - een exacte eindprijs te garanderen?

Heeft dat te maken met offertes die zo vaag zijn dat ze net zo goed in het chinees geschreven hadden kunnen worden? Zijn de klanten doorgeschoten in hun aanbestedingsdrift waardoor bedrijven gedwongen worden om de basisprijs zo laag mogelijk te houden? Met allemaal uitsluitingen als gevolg? Worden wensen tijdens het bouwproces te vaak bijgesteld?  Met redelijke maar soms ook exorbitante meerwerkprijzen als gevolg? Is er sprake van te veel tijdsdruk tijdens de voorbereiding, waardoor klanten pas tijdens de bouw nog allemaal keuzes kunnen maken? Met logisch meerwerk (tijdrovende aanpassingen van definitieve documenten) als gevolg. Of is er onvoldoende duidelijkheid over de projectleiding? Omvat de projectbegeleiding van de architect bijvoorbeeld ook alle installaties? Of is de projectleider misschien niet ervaren genoeg, waardoor er sprake is van learning-on-the-job. Voor rekening van de klant.

 

Wat kun je als klant zelf doen?

Ik denk dat er vele oorzaken ten grondslag kunnen liggen aan een budgetoverschrijding. En ik snap ook dat het een utopie is om dit op voorhand helemaal dicht te willen timmeren. Er zijn nu eenmaal factoren (denk aan vorst en de koppeling met werkbare dagen) die je niet in de hand hebt. Dit kun je echter op voorhand wel kaderen (in bijvoorbeeld een percentage onvoorzien). Op alle andere punten moet het mogelijk zijn om een eindprijs af te geven. Waarbij het dan wel essentieel is om te vermelden en beseffen dat alle betrokken partijen (en dus ook de klant) hun huiswerk moeten hebben gedaan. Voor de klant betekent dit in mijn ogen het volgende:

  • Neem voldoende tijd voor de voorbereiding (dan heb je ook tijd om dingen te laten bezinken)
  • Wees actief betrokken bij het proces (vooral in het voortraject moet er al flink gas worden gegeven), controleer alles en stel vragen als je het niet begrijpt
  • Hou rekening met een reëel percentage onvoorzien in de begroting
  • Vraag referenties aan alle beoogde bouwpartijen, inclusief hun complete rol in het proces - dan kun je zelf beoordelen of de partij echt de ervaring heeft die jij nodig hebt
  • Huur een goede projectleider in en controleer of alle onderdelen (dus ook installaties) onder zijn projectleiding vallen
  • Breng geen wijzigingen meer aan nadat het bouwproces is gestart
  • Vraag naar de financiële risico’s. Vraag partijen om een worst-case-scenario (elke ervaren bouwpartij heeft deze situaties zelf meegemaakt en is daarvan beter en wijzer geworden) en hoe daarmee om te gaan

Als je dit allemaal niet wilt, begin dan niet aan het traject, accepteer dat de eindprijs kan veranderen, of maak een fixed price afspraak met de bouwpartijen waarbij je afspreekt dat zij het volledige risico op zich nemen. Dan betaal je natuurlijk meer, maar weet je ook zeker waar je aan toe bent.

 

Hoe krijg je wat je wilt?

De technische industrie kan als geen ander de meest prachtige oplossingen bedenken en uitvoeren. In de ruim 10 jaar dat ik nu hierin werkzaam ben heb ik me vaak positief verbaasd over de kennis, kunde en daadkracht die in de techniek allemaal samen komen. Met de meest waanzinnige projecten als resultaat.

Maar een fantastisch eindresultaat wat precies aan de verwachtingen van de klant voldoet is lang niet altijd vanzelfsprekend. Transparantie over wat je als klant precies krijgt, lijkt heel vaak een brug te ver. En op een reële manier aangeven welke mogelijkheden er nog meer zijn is regelmatig te veel gevraagd. Terwijl je als klant hier wel voor open staat. En er soms zelfs expliciet om vraagt!

Als ik elektra laat aanleggen in mijn huis wil ik weten wat het kost om één stopcontact te schrappen. Hetzelfde geldt voor een muur, een extra wastafel, en ga zo maar door. Ik wil niet een lijstje met technische typenummers waarop ik zelf moet studeren, nee… ik wil per functie kunnen schrappen en toevoegen. Daarnaast wil ik weten hoe het mooier, leuker en beter kan. Ik wil geïnformeerd en geïnspireerd worden. Per functie. Zonder dat ik uren hoef te surfen op internet om er vervolgens achter te komen dat bepaalde dingen technisch helemaal niet realiseerbaar zijn. Ik wil weten wat er kan en wat het kost. Zodat ik op basis van de juiste informatie een beslissing kan nemen die bij mij past. Waarbij ik weet wat ik krijg, voor welke prijs. Zonder verrassingen achteraf.  

 

Tip

Als het je niet lukt om bovengenoemde transparantie af te dwingen, vraag dan om hulp. Goede en ervaren mensen zijn hun – ogenschijnlijk hogere – prijs dubbel en dwars waard. Waardoor je uiteindelijk beter af bent. Ze helpen je veelgemaakt fouten voorkomen en weten precies waar ze wel en niet goed in zijn. En dit vertellen ze je ook. Daarnaast hebben ze een groot netwerk met partijen die wel aan jouw wensen kunnen voldoen. Betrokken partijen die doen waar ze goed in zijn. Zodat jij precies krijgt waarvoor je betaalt inclusief een soepel verlopend bouwproces.